adminE-mails versturen is een van de meest elementaire maar essentiële taken die je als professional hebt. Of het nu gaat om het versturen van een email om iemand te bedanken voor zijn hulp of om jezelf voor te stellen aan je nieuwe collega’s, een e-mail is de perfecte manier om met anderen te communiceren.
Echter, met zoveel verschillende manieren voor gebruikers om uw emails te lezen, kan het gemakkelijk zijn om te vergeten hoe belangrijk een goede email handtekening is.
Het versturen van een vriendelijke, persoonlijke email kan een lange weg afleggen om vertrouwen te wekken en ervoor te zorgen dat uw correspondenten zich gewaardeerd en gewaardeerd voelen. En als u het goed doet, kan deze eenvoudige handeling niet alleen de respons op uw e-mails verhogen, maar uw correspondenten ook enthousiast houden over het ontvangen van toekomstige correspondentie van u.
Dus als je op zoek bent naar inspiratie voor het maken van je eigen handtekening, lees dan verder.
Een email handtekening heeft grote impact op het respons.
Naast de standaardverklaring “geef uw grootouders maar de schuld” die de meeste zakenmensen geven, zijn er een paar specifieke factoren die een grote invloed blijken te hebben op het responspercentage.
Ten eerste is de lengte van uw handtekening van grote invloed op het totale reactiepercentage. Een handtekening van minder dan of gelijk aan 60 tekens kan het antwoordpercentage met meer dan 10% verhogen, terwijl een handtekening van meer dan 100 tekens kan leiden tot een verlies van het antwoordpercentage met bijna 20%.
Ten tweede is de inhoud van je handtekening ook heel belangrijk. Tekst in uw handtekening zoals “Hallo” of “Beste wensen!” kan leiden tot een daling van het reactiepercentage met ongeveer 10%. Als u uw algemene reactiepercentage wilt verbeteren, kunt u proberen meer specifieke details over uw bedrijf of over wat u aanbiedt in uw handtekening op te nemen.
Een paar tips om een goede email handtekening te maken
Zet in je handtekening wie je bent en waarom ze je email moeten lezen.
Iedereen die al langer dan een paar weken zaken doet, heeft waarschijnlijk wel eens een email handtekening ontvangen met allerlei informatie die gewoon door elkaar gegooid is. Wat is het doel van al deze informatie? Wat kunnen uw lezers eruit halen? Waarom lezen ze uw e-mail en niet die van iemand anders?
Als u bijvoorbeeld de verkoopdirecteur bent, voeg dan een handtekening toe die uw lezers vertelt waarom ze uw e-mails moeten openen en wie u voor hen bent. Als je in contact komt met een alumnus, vermeld dan informatie over wanneer ze zijn afgestudeerd, of de school een concurrent is, of je verhalen hebt over een ontmoeting met de alumnus, of wat de missie van de school is. Dit helpt om je email voor te stellen en maakt het waarschijnlijker dat de ontvanger je e-mail zal openen en lezen.
Wees beknopt en to the point.
Een van de grootste fouten die e-mailmarketeers maken is dat hun handtekening te veel woorden bevat en te langdradig is. Vergeet niet dat je email handtekening het eerste is dat een gebruiker ziet wanneer hij je e-mail opent. Daarom zijn de toon en de sfeer van je handtekening de eerste indrukken die je lezers zullen ontvangen. Daarom is het heel belangrijk dat je onderschrift kort en bondig is.
Probeer altijd tussen de één en drie zinnen te gebruiken die je belangrijkste punten overbrengen. Als je bijvoorbeeld schrijft over een marketingstrategie, zet er dan iets in als: “Om ons te helpen slagen, lees ons blogbericht en deel het met je collega’s. We kijken uit naar uw feedback!” Zo kan uw handtekening uiterst beknopt zijn, terwijl u toch belangrijke informatie over de e-mail vermeldt.
Wees transparant met uw ontvangers
Een aspect van een email handtekening dat voor veel marketeers verrassend kan zijn, is hun terughoudendheid om transparant te zijn met hun ontvangers. Je denkt misschien: “Hoe kunnen we transparant zijn tegen onze lezers als we willen dat ze onze e-mails openen?” En hoewel dit een belangrijk doel van uw handtekening kan zijn, is het misschien beter om opener te zijn dan u oorspronkelijk dacht.
Denk er eens over na. Als een ontvanger uw e-mail opent en besluit hem te verwijderen zonder ook maar één woord te lezen, zal dat dan echt een verschil maken in hun leven? Waarschijnlijk niet.
Probeer daarom enige informatie over de e-mail in uw handtekening op te nemen om ervoor te zorgen dat uw ontvangers ook echt lezen wat u schrijft.
Voeg een stimulans toe om verder in contact te komen met uw lezers.
Tot slot wil je misschien een aanmoediging of een link in je email handtekening opnemen om verder in contact te komen met je lezers. Dit kan een gratis e-book zijn dat je voor marketeers hebt gemaakt, een gratis videoserie die je publiek door de belangrijkste punten van je blogpost leidt, of een unieke weggeefactie die je bedrijf organiseert.
Als je zoiets in je handtekening zet, kun je nog meer contact maken met je lezers, terwijl je ook een klein beetje inkomsten kunt verdienen. Het maken van een handtekening is een geweldige manier om je e-mails te personaliseren zodat ze meer betekenis hebben.
Hoewel een eenvoudige “Hallo, dit is Jaap” volstaat, kan een email handtekening je helpen om je te onderscheiden van de massa en een impactvolle indruk te maken op je ontvangers.
Maak een effectieve email handtekening in Outlook
Een email handtekening maken in Outlook is heel eenvoudig. Ga naar het tabblad Mail, maak een e-mail aan door op Nieuw te klikken en kies dan Handtekening… in het uitklapmenu. Dat is het!
Om uw handtekening zinvoller te maken, kunt u creatief zijn over hoe u informatie van mensen en afbeeldingen opneemt die vertegenwoordigen wie u bent of waar u voor staat. Hier vindt u enkele ideeën en tips over hoe u een fantastische email handtekening kunt maken in Outlook:
Noem uw naam
Wanneer u uw Outlook email handtekening maakt, vermeld dan uw naam, titel en functie. Dit maakt het voor ontvangers duidelijk waar uw e-mail over gaat en wie hem heeft verzonden. Het is een goed idee om deze informatie bovenaan elke handtekening in uw Outlook emailaccount op te nemen, zodat mensen deze gemakkelijk kunnen herkennen en weten dat ze uw e-mail niet moeten verwijderen.
Als u een handtekening voor persoonlijk gebruik maakt, hoeft u de naam van de afzender niet in de tekst van de handtekening op te nemen. Het is echter een goed idee om deze informatie in gedachten te houden wanneer u Outlook voor professionele doeleinden gebruikt, aangezien het belangrijk is om mensen te laten weten wie een e-mail heeft verzonden, zodat ze deze niet per ongeluk verwijderen.
Uw organisatie in de kijker zetten.
Neem een logo van uw bedrijf of website op in uw handtekening. Zo kunnen mensen die uw handtekening ontvangen, zien dat het om een e-mail van uw bedrijf gaat.
Als u een handtekening voor persoonlijk gebruik maakt, hoeft u uw bedrijfslogo niet in uw handtekening te gebruiken. Het is echter een goed idee om deze informatie in gedachten te houden wanneer u Outlook voor professionele doeleinden gebruikt, omdat het belangrijk is om mensen te laten weten wie een e-mail heeft verzonden, zodat ze deze niet per ongeluk verwijderen.
Maak een bedrijfslogo.
Een logo kan het verschil maken tussen een effectieve email handtekening en een ineffectieve. Maak gebruik van logo’s die populair zijn op het web en verwerk een van deze logo’s in uw handtekening. Er zijn veel plaatsen op het internet waar u gratis logo’s kunt vinden.
Je kunt ook logo’s kopen, maar dan betaal je meer, dus dit is niet aan te raden. Als je een email handtekening voor persoonlijk gebruik maakt, hoef je geen logo in je handtekening te gebruiken. Het is echter een goed idee om deze informatie in gedachten te houden wanneer je Outlook gebruikt voor professionele doeleinden, aangezien het belangrijk is om mensen te laten weten wie een e-mail verzonden heeft, zodat ze die niet per ongeluk verwijderen.
Gebruik afbeeldingen van je werk.
Afbeeldingen van uw werk (zoals foto’s van uw hond, uw kinderen, uw huis of uw klanten) toevoegen aan uw handtekening in Outlook is een geweldige manier om ontvangers te laten zien dat u een professional bent, en dat u enige inhoud achter uw e-mail hebt.
Als je een handtekening voor persoonlijk gebruik maakt, hoef je geen afbeeldingen van je werk in je handtekening te gebruiken. Het is echter een goed idee om deze informatie in gedachten te houden wanneer je Outlook voor professionele doeleinden gebruikt, aangezien het belangrijk is om mensen te laten weten wie een e-mail heeft verzonden, zodat ze deze niet per ongeluk verwijderen.
Voeg informatie over mensen toe.
Bedrijfsnamen, namen van mensen en titels zijn leuk om in uw handtekening te hebben, maar niet noodzakelijk. U kunt ook korte beschrijvingen opnemen over mensen, plaatsen, dingen of gebeurtenissen die relevant zijn voor uw email handtekening.
Als je een handtekening voor persoonlijk gebruik maakt, hoef je geen informatie van wie dan ook in je handtekening op te nemen. Het is echter een goed idee om deze informatie in gedachten te houden wanneer je Outlook gebruikt voor professionele doeleinden, aangezien het belangrijk is om mensen te laten weten wie een e-mail verzonden heeft zodat ze die niet per ongeluk verwijderen.
Conclusie.
Als je wilt dat je handtekening opvalt, probeer dan visuele elementen te gebruiken zoals afbeeldingen, logo’s en professionele fotografie. Je kunt ook proberen een ander lettertype te gebruiken dan het lettertype dat je normaal in je handtekening gebruikt.
Verwerk enkele elementen uit uw email handtekening in uw berichten, zoals een bedrijfslogo, afbeeldingen van uw werk en informatie over personen. Hierdoor zullen mensen uw handtekening herkennen en uw e-mail associëren met uw naam en bedrijf.
Hoewel Outlook e-mailhandtekeningen niet zo belangrijk zijn als berichten op sociale media en advertenties, zijn ze een belangrijke manier om je merk te vestigen en jezelf effectief te vertegenwoordigen.
Door logo’s, afbeeldingen en bedrijfsinformatie in uw handtekening op te nemen, kunt u mensen helpen u als professional en als individu te herkennen. Ze zijn ook een goede manier om je merk uit te breiden van e-mail naar social media-accounts, zoals LinkedIn en Facebook. Door uw handtekening op te nemen in berichten en berichten op deze platforms, kunt u een consistent merk creëren op al uw digitale platforms.
Hoe maak je een handtekening mail Mac
Macs zijn er voor meer dan alleen surfen op het web en het controleren van e-mail. Als het aankomt op het maken van een handtekening, of persoonlijk merk, is dat iets waar je vanaf de eerste dag over na moet denken. Er zijn veel verschillende manieren om een email handtekening op je Mac te maken. Laten we eens kijken hoe enkele van de populairste programma’s je kunnen helpen je eigen merk op te bouwen.
Als je een Mac-gebruiker bent, dan weet je misschien al dat macOS een ingebouwde handtekeningfunctie heeft. Als je echter handtekeningen toevoegt in andere e-mailclients, zul je zien dat er veel verschillende opties zijn. Voordat we in detail treden, is het belangrijk om te weten hoe je een email handtekening maakt in MacOS.
Open eerst een bericht in je inbox en selecteer het handtekening icoon rechts onderin. Het ziet eruit als een enveloppe met een pen. Van hieruit kun je een nieuwe handtekening invoeren, je bestaande handtekening bewerken of deze verwijderen. Vervolgens wil je weten hoe je een handtekening maakt in je e-mailprogramma. Het maakt niet uit welke service je gebruikt, de methodes lijken veel op elkaar.
iMessage
De iMessage-app van Apple is een belangrijk onderdeel van veel zakelijke communicatie. Als je problemen hebt met het maken van een handtekening of een aangepaste begroeting in iMessage, kun je deze trucs gebruiken om het goed te doen.
- Zorg ervoor dat de app is ingesteld op ‘Aan’. Als de app niet is ingeschakeld, kun je geen handtekeningen of aangepaste begroetingen toevoegen.
- Gebruik het in-app toetsenbord. Je kunt het macOS-toetsenbord niet gebruiken, maar wel het iOS-toetsenbord. Telkens als je tekst wilt toevoegen, moet je schakelen tussen de twee toetsenborden.
- Zorg ervoor dat je een bericht naar de juiste persoon stuurt. Je kunt geen handtekeningen of aangepaste berichten toevoegen aan groepschats.
Notities.
Niet te verwarren met ‘Notes’: met Notities kun je aangepaste handtekeningen voor je Mac maken. In tegenstelling tot iMessages en normale tekst, heb je voor handtekeningen met macOS geen apart programma nodig. Omdat ze in het OS zitten, kun je ze maken wanneer je maar wilt.
Het is een geweldige manier om een email handtekening voor je bedrijf toe te voegen die geen ruimte op je scherm inneemt. Je kunt een handtekening maken vanuit Notities. Maak een notitie, selecteer “Handtekeningen” in het menu aan de linkerkant en kies vervolgens “Handtekening maken”. U kunt op de pagina tekenen, afbeeldingen toevoegen of tekst typen.
Zoek je handtekening in apps als Drafts en Evernote.
Drafts is een geweldig hulpmiddel om snel notities toe te voegen aan een email handtekening die je met Evernote maakt. Je kunt het ook gebruiken om aangepaste handtekeningen te maken of bijlagen aan je handtekening toe te voegen.
Als je Evernote gebruikt voor je handtekening, kun je deze vinden in het tabblad “Opgeslagen”. Zodra u de handtekening hebt gevonden, kunt u deze opslaan als sjabloon of gebruiken om notities te maken, To-Do’s aan te maken en meer. Je kunt de handtekening van Evernote ook toevoegen aan andere apps zoals Slack, WhatsApp en Facebook. Zo kun je een handtekening-achtige aanwezigheid creëren op meerdere platforms.
Conclusie
Het maken van een handtekening kan lastig zijn, maar het is iets wat je zult willen doen zodra je een Mac hebt. Als je al in een bedrijf zit of contacten hebt in de tech-wereld, doe je het misschien al.
Er zijn veel manieren om het goed te doen. Er zijn veel manieren om een handtekening op je Mac te maken, maar onthoud dat het iets is wat je vanaf het begin wilt doen.
Nu je weet hoe je een handtekening maakt, wil je deze onderdeel maken van je Mac-identiteit. Van daaruit kun je deze toevoegen aan andere programma’s, zoals Slack en Facebook.
Veel gestelde vragen
Waarom een email handtekening?
Door een e-mailhandtekening in een e-mail op te nemen, oogt de e-mail professioneler en komt hij meteen betrouwbaarder over. Je kunt de informatie die je over jezelf geeft in de handtekening ook gebruiken om je identiteit te verifiëren.
Wat is een goede email handtekening?
Wanneer u een e-mail schrijft, overweeg dan om een handtekening kort en eenvoudig te houden. Een handtekening moet eenvoudig te maken zijn en een professionele uitstraling hebben. Het komt ook vaak voor op officiële documenten, dus houd dat in gedachten.
Waar zit de email handtekening in Outlook?
Selecteer ‘Handtekening’ > ‘Handtekeningen’ in het tabblad ‘Bericht’ van het e-mailbericht. Klik op het pictogram ‘Visitekaartje’ op de werkbalk ‘Handtekening bewerken’ om een handtekening te selecteren waaraan u een afbeelding wilt toevoegen.